Come segnalare un ricatto su Microsoft Teams: guida

Il ricatto che arriva tramite Microsoft Teams è diverso dal ricatto su un'app social, e la differenza riguarda interamente il contesto. Teams è un sistema di lavoro: l'account che la contatta si trova all'interno di un'organizzazione, i messaggi vengono di norma conservati da quella organizzazione, e nella gestione sono coinvolte persone che rivedrà. Sembra peggio. In pratica è un vantaggio considerevole, perché a differenza di un account social anonimo un'identità Teams lascia una traccia amministrativa duratura. Questa guida spiega come segnalare correttamente un ricatto su Microsoft Teams, che cosa il suo reparto informatico può vedere e che cosa no, e come agire quando la minaccia coinvolge il suo datore di lavoro.

Prima di tutto, individui la situazione

Da Teams arrivano tre scenari, e ciascuno richiede una prima mossa diversa. Distinguerli presto fa risparmiare tempo, perché chiamare l'IT per qualcosa che spetta alle risorse umane (o il contrario) rallenta la risposta proprio quando la rapidità conta. Se non sa cosa fare quando la ricattano, indipendentemente dalla piattaforma, cominci conservando le prove, limitando ogni ulteriore contatto e individuando il canale di segnalazione corretto.

Contatto esterno tramite federazione

Teams consente a persone esterne alla sua organizzazione di scriverle quando l'accesso esterno, a volte chiamato federazione, è attivo sul suo tenant. È così che la maggior parte dei ricatti occasionali raggiunge un account di lavoro: il mittente non ha alcun rapporto con la sua azienda e usa semplicemente Teams come canale di consegna, perché risulta più ufficiale e più difficile da ignorare di un'app social. Il mittente usa spesso un account Teams gratuito e non gestito, oppure un dominio registrato appositamente per questo tipo di contatto. In questo scenario l'account in sé dice molto poco su chi c'è dietro, ma il dominio e i dati del tenant danno comunque agli investigatori più elementi di un profilo social anonimo.

Un account interno compromesso

Qui l'account è davvero di un collega, ma chi lo usa non è lui. Questo segue di solito una campagna di phishing che ne ha catturato le credenziali, e i messaggi inviati da quell'account possono sembrare insolitamente formali, insolitamente urgenti, o leggermente fuori tono se conosce la persona. Poiché l'account è autentico e considerato affidabile all'interno della sua organizzazione, questo scenario tende a muoversi più rapidamente una volta segnalato: il suo team di sicurezza può agire subito su un'identità interna nota.

Un mittente interno

È la variante meno comune e la più difficile, perché la minaccia è al tempo stesso un incidente di sicurezza e un rapporto di lavoro. Se riconosce il mittente e non ritiene che l'account sia stato violato, tratti la cosa con la stessa serietà che avrebbe fuori dal lavoro e coinvolga le risorse umane insieme all'IT, non l'IT da solo. Stabilire quale delle tre situazioni si applica decide se il suo primo passo è verso l'IT, verso le risorse umane o verso entrambi, quindi vale la pena fermarsi un momento su questo.

Prima di fare qualsiasi altra cosa

Non risponda e non paghi

Il ragionamento è lo stesso di qualsiasi piattaforma, con un'aggiunta propria dei sistemi di lavoro. Rispondere da un account aziendale crea una traccia che può complicare le cose in seguito, soprattutto se scrive qualcosa nel panico. Pagare non chiude la questione; conferma soltanto che l'account viene letto e invita a una seconda richiesta. Non dica nulla.

Conservi le prove in modo che resistano

Questo pesa su Teams più che altrove, perché un'amministrazione di tenant può cancellare messaggi, un utente esterno può essere bloccato a metà conversazione, e le regole di conservazione possono rimuovere contenuti secondo un calendario.

• Faccia schermate della conversazione completa, con il nome visualizzato e l'indirizzo completo del mittente
• Copi la stringa d'identità completa del mittente, che per gli utenti esterni include il dominio
• Annoti gli orari esatti e il fuso orario mostrato dal suo client
• Acquisisca tutti i file, i link o le immagini inviati, senza aprirli
• Registri il tipo di conversazione: individuale, chat di gruppo o messaggio in un canale

Salvi questo materiale anche fuori dall'ambiente aziendale. Se la situazione finirà per coinvolgere il suo datore di lavoro, vorrà una copia che controlla lei. Sapere come raccogliere prove di un ricatto le permette di conservare le registrazioni in una forma che resta utile per la segnalazione o per un'indagine successiva.

Non cancelli la conversazione

L'istinto di farla sparire è forte, e distrugge l'unica registrazione che ha. La lasci dov'è, anche se deve silenziare la chat per non vederla. Archiviare va bene; cancellare no, perché così spariscono anche i metadati che provano quando e da chi sono arrivati i messaggi.

Segnalare dentro Microsoft Teams

Teams ha un percorso di segnalazione integrato, in genere il modo più rapido, anche se la sua disponibilità e la sua destinazione dipendono da come la sua organizzazione ha configurato il servizio. Nella chat apra le opzioni del messaggio, scelga la segnalazione e selezioni la categoria più adatta, per esempio molestie o contenuto minaccioso. A seconda delle impostazioni del tenant, questo arriva direttamente a Microsoft o al team di sicurezza della sua organizzazione, e sapere quale dei due vale cambia il passo successivo. In molti tenant aziendali le segnalazioni finiscono ad amministratori interni e non a Microsoft, il che rende la segnalazione nell'app un avviso al suo reparto informatico anziché un'escalation esterna.

Blocchi il mittente solo dopo la segnalazione, non prima, così la segnalazione porta con sé la conversazione completa e non un thread vuoto che chi la esamina non potrà valutare. La documentazione di supporto di Teams di Microsoft descrive che cosa fa ciascuna categoria di segnalazione e dove viene indirizzata.

Rivolgersi direttamente al team informatico o di sicurezza insieme alla segnalazione nell'app è di solito la via più rapida: lì possono vedere se il mittente ha contattato altre persone, bloccare l'account a livello di tenant e mettere i messaggi sotto conservazione affinché le regole di cancellazione non li rimuovano. Non è necessario rivelare il contenuto del materiale minacciato per avviare tutto questo; dire che è una questione personale basta. Se il mittente è interno, la maggior parte delle organizzazioni ha anche un canale riservato tramite le risorse umane o una linea etica.

Segnalare fuori dall'organizzazione

Il ricatto può costituire reato, indipendentemente dalla piattaforma usata per consegnare la minaccia. Un episodio avvenuto su Teams lascia inoltre informazioni identificative utili: dati dell'account, orari, cronologia dei messaggi e, in alcuni casi, informazioni collegate a un'organizzazione esterna o a un dominio.

Segnali l'episodio tramite il canale nazionale di segnalazione dei reati informatici e alle forze dell'ordine locali, portando le prove in ordine cronologico. Quando la minaccia colpisce il suo datore di lavoro e non lei personalmente, per esempio una richiesta di pagamento legata a dati aziendali, va portata anche lungo il processo di sicurezza interno.

I casi di ricatto alle aziende aprono domande ulteriori su portatori di interesse interni, obblighi di comunicazione, esposizione dei dati e continuità operativa, per cui la risposta va coordinata in modo diverso da una minaccia puramente personale.

Se è coinvolto materiale personale

Uno schema frequente riguarda materiale ottenuto altrove, su un'app di incontri o una piattaforma social, e poi inviato all'account di lavoro perché l'ambiente professionale aumenta la pressione. Il mittente scommette che il rischio per la sua carriera la farà pagare più in fretta.

Tratti il canale di consegna e il materiale come due problemi distinti. Il lato Teams si risolve segnalando e bloccando. Se il materiale personale viene usato per un ricatto tramite Microsoft Teams, conservi le prove, non paghi e avvii i passi di rimozione e monitoraggio prima che il materiale si diffonda ulteriormente.

L'esposizione professionale è in genere minore di quanto sembri. I datori di lavoro incontrano questi casi più spesso di quanto si pensi, e chi segnala un tentativo di estorsione si trova in una posizione decisamente più solida di chi si scopre poi aver pagato in silenzio.

Agire adesso

Se sta cercando in questo momento come segnalare un ricatto su Microsoft Teams, l'ordine conta: smetta di rispondere e lasci la conversazione dov'è, faccia schermate di tutto compreso l'indirizzo completo del mittente e gli orari, poi segnali il messaggio in Teams e blocchi il mittente solo dopo. Avvisi la sicurezza informatica perché l'account venga bloccato in tutta l'organizzazione e i messaggi conservati, sporga denuncia e cerchi supporto specialistico se è coinvolto materiale personale. Un ricatto che passa da una piattaforma di lavoro dà un senso di esposizione maggiore di quanto sia reale. Proprio il canale che lo rende spaventoso è quello che tiene una registrazione, e quella registrazione è di solito la cosa più utile che avrà. Se le serve assistenza immediata per segnalare un ricatto, il supporto professionale può guidarla nei passi successivi.